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长春师范大学人事档案保管制度

2016年10月21日 08:43

一、目

1.保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企业机密的

一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。

2.维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。

3.便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档 案材料 的前提和保证。

二、人事档案保管制度的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材料归档

制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否

符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有

关内容;最后,将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

    检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀 等,也包括对人

事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。

但在下列情况下,也要进行检查核对:

——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递

的大致程序如下:

①取出应转走的档案;

②在档案底账上注销;

③填写《转递人事档案材料的通知单》;

④按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对

无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。

(4)保卫保密制度。具体要求如下:

①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。

②库房备有必要的防火、防潮器材。

③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

⑥离开时关灯关窗,锁门。

(5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:

    ①人事档案的数量。

    ②人事档案材料收集补充情况。

    ③档案整理情况。

    ④档案保管情况。

    ⑤利用情况。

    ⑥库房设备情况。

    ⑦人事档案工作人员情况。


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