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长春师范大学文件材料归档范围及保管期限

为了规范我校档案工作,充分发挥各类档案在学校行政管理、教学活动、科学研究等各项工作中的作用,根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等相关法规,结合我校实际,特规定各单位、各部门纸质文件归档范围及保管期限如下:

一、党委办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关党的建设文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

本校党代会材料

(1)计划、通知、工作报告、议程、名单、决议、总结、记录、领导讲话稿、大会发言稿;讨论通过的文件、简报;大会主席团、代表和列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;校党代会大会选举结果和上级批复等

永久

(2)提案及办理情况、情况反映、重要贺电贺信

长期

(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

短期

3

校党委常委会、全委会、党委扩大会会议记录、纪要及会议讨论通过的文件

永久

4

以党委名义上报、下发的红头文件及发文登记册

永久

5

以党委办公室名义下发的重要文件材料

永久

6

学校党委年度工作总结、工作要点

永久

7

党委办公室工作计划、总结

永久

8

学校党委工作规章制度、简报、信息

长期

9

上级党委对学校工作进行调查研究形成的文件及典型材料  

永久

10

下级分党委向校党委重要的报告、请示及校党委的批复

永久

11

校党委工作大事记

永久

12

校党委领导同志在全校大会、党员大会上的重要讲话稿及参加上级召开会议的发言稿

永久

13

学校党委启用、停用党务部门或校内基层党组织的印章印模

永久

14

学校党委召开的大型活动或会议相关材料

长期

15

本校参加上级党代会代表名单、登记表及发言材料

长期

16

校党委有关保密工作的文件

长期

17

重要的群众来信、来访及处理材料(有领导批示和处理结果的保管期限为永久)

长期

18

其它需要归档的材料

二、纪委(监察处)

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关纪检监察工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

纪委、监察工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

纪委、监察工作计划、报告、总结、调查材料及统计报表

永久

4

纪委、监察工作重要会议的文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

纪委、监察会议记录

永久

6

校纪检委员会及总支纪检委员会名单

永久

7

学校发生的重大违纪问题的处理文件材料

永久

8

反映党风、党纪的群众来信来访及处理材料

长期

9

对党员的处分决定及相关材料

永久

10

对教职工触犯刑律或双开除人员(经纪检部门审理的)处理材料

永久

11

对犯错误的教职工(经纪检部门审理)给予行政处分(包括免于处分)、取消处分等材料

长期

12

学校中层以上干部廉政建设民主生活会记录

永久

13

学校领导干部廉政档案

长期

14

其它需要归档的材料

三、组织部、党校、机关党委

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

组织部、党校、机关党委规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

组织部、党校、机关党委工作计划、总结及重要调查材料

永久

4

组织工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

校党委落实干部政策的决议、决定

永久

6

科级以上干部名册

永久

7

科级以上干部任免申报材料(包括考核材料、呈报表)批复

永久

8

处级以上干部任免、调动、离休的报告、决定、通知、批复等(包括上级批准的,要附任免呈报表、考核材料)

永久

9

学校有关组织机构设置变动的请示、决定及上级批复、通知

永久

10

党委组织机构、党员情况统计报表

永久

11

各总支、直属支部改选报告、审批材料

永久

12

全校党员名册;各分党委、党总支、直属党支部委员会名册

永久

13

表彰和奖励的先进党组织、优秀党员、优秀党务工作者(市级以上)

永久

14

组织部开展党员干部教育活动的重要文件材料

永久

15

党校培训计划、学员名单、成绩单、结业名册、领导讲话等材料

长期

16

党委关于批准入党、转正、延期、退党和取消党员资格的文件材料及名单

永久

17

发展新党员、预备党员转正的存根

永久

18

调入、转出党员组织关系及流动党员介绍信存根

永久

19

领导干部出国访问、考察、参观等政审材料

永久

20

机关党委工作中形成的重要材料

长期

21

其它需要归档的材料

 四、宣传统战部

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于宣传、统战工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

宣传、统战工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

宣传、统战工作计划、决定、报告、通知和总结

永久

4

宣传、统战工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

呈报上级宣传、统战部门的请示及批复、汇报、事迹

永久

6

长春师范大学校报(合订本)、底稿

永久

7

反映本校重大活动、重大事件、重要人物及召开重要会议的新闻报道、剪报、图表

永久

8

校党委理论中心学习组的会议记录、纪要

永久

9

本校宣传活动、理论学习的计划、决定、通知及组织开展各种宣传教育活动的文件材料

长期

10

普法、精神文明建设、评优等活动中形成的材料

长期

11

重要媒体对我校的宣传报道(报纸、杂志、电视、广播宣传)形成的记载材料

永久

12

教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

13

港、澳、台和侨务、少数民族工作材料

长期

14

各民主党派、党外人士的情况登记表、名册

长期

15

统战工作情况调查、典型材料、统计报表

长期

16

统战工作的重要会议记录、纪要

长期

17

各级人大代表、政协委员名单、登记表及有关材料

长期

18

校史馆展板资料

永久

19

其它需要归档的材料

五、工会(妇委会)

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关工会、妇委会工作文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

工会、妇委会规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

工会、妇委会工作计划、报告、重要通知、总结、统计等

永久

4

工代会、教代会、妇代会材料

永久

5

呈报上级工会的请示及批复、汇报、事迹材料

永久

6

教职工从教三十年人员名册

长期

7

本校基层工会干部名册、会员名册

长期

8

工会委员会会议记录、纪要

长期

9

参加上级工代会、教代会、妇代会的代表名单、登记表及发言稿

长期

10

工会、妇委会组织各项活动形成的材料

长期

11

本校劳保困难补助办法规定;福利工作文件材料、财务报表

长期

12

其它需要归档的材料

六、团委

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于团的工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

团委规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

团委工作计划、报告、总结、章程、统计报表

永久

4

团委牵头进行的重大活动的有关材料

长期

5

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

6

本校学代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件)

永久

7

呈报上级共青团组织的请示及批复、汇报、总结、事迹材料

永久

8

表彰奖励先进集体、先进个人的决定、登记表、事迹材料

永久

9

团委编制的刊物、简报、信息

永久

10

团干部名单、团员名册及团组织专职干部、团员情况统计

长期

11

团委工作典型调查材料

长期

12

对犯错误团员的处分决定(包括免于处分)及取消处分、恢复团籍材料

长期

13

团委、团常委会议记录、纪要

长期

14

各分团委的重要材料

长期

15

社会实践、社团活动、勤工俭学等有关材料

长期

16

学生会干部名单、文件材料

长期

17

社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料

长期

18

有关学生思想政治工作的材料

长期

19

其它需要归档的材料

七、离退休工作处、关心下一代工作委员会

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关离退休工作及关心下一代工委会工作文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

离退休、关工委工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

离退休、关工委工作计划、总结、决定、请示、批复

永久

4

离退休、关工委组织召开重要会议、开展各种活动形成材料

永久

5

参加上级部门组织的各种活动获奖名单、材料

永久

6

离退休人员名册及年度报表

长期

7

其他需要归档的文件材料

   八、学校办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高校行政管理的综合性文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

代同级机关草拟被采用的文件定稿及正式发文、同级机关对本单位重要事项的决定、通知、复函、通报、批示等

永久

3

以学校名义发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知及发文登记册

永久

4

以校长办公室名义发布的重要文件

永久

5

学校呈报上级的请示及批复、汇报、总结、情况调查材料

永久

6

以学校名义与其他单位签订的协议、合同、往来函件等材料

永久

7

学校规章制度汇编

永久

8

学校工作计划、总结

永久

9

学校办公室工作计划、总结及岗位职责

永久

10

学校领导在学校有关大会上的重要讲话稿

永久

11

上级领导来校视察、检查工作的讲话、报告、题词(字画)

永久

12

校务会会议记录、纪要及会议讨论通过的文件

永久

13

学校综合统计报表

永久

14

学校年鉴、历史沿革、综合情况、工作月报、工作日程表

永久

15

学校启用、停止有关单位印章、印模的通知

永久

16

学校领导参加全国、全省重要会议的文件材料

长期

17

学校人员参加全国、全省性会议的典型发言、经验介绍

永久

18

学校组织、主办或承办的大型活动、会议的相关材料

永久

19

有关全校性工作的调查材料和经验总结

永久

20

学校发生重大问题处理的文件材料

永久

21

校庆活动中形成的重要报告、总结、贺信、贺电、会议记录等有关材料

永久

22

学校校史工作文件材料

永久

23

开学典礼和毕业典礼的文件材料

长期

24

校运动会的文件材料

长期

25

群众来信来访文件材料(有校领导重要批示和处理结果的保管期限为永久)

长期

26

涉及学校的法律纠纷及相关案件材料

永久

27

其它需要归档的材料

 九、人事处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关人事工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

人事工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

人事工作计划、总结

永久

4

人事工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

学校人事、分配制度改革实施方案

永久

6

学校人事、劳动工资统计报表

永久

7

教职工(干部名册、工人名册)

永久

8

表彰和奖励先进集体、优秀职工的通知、决定

永久

9

教职工年度考核材料

永久

10

教职工报考博士、硕士协议

长期

11

群众来信来访及处理材料

长期

12

本校教职工的录用、招聘、调入、复员转业军人安置的转移

行政关系介绍信、商调函等有关文件材料

永久

13

本校教职工调出的转移行政关系的介绍信、存根、离校手续单等有关文件材料

永久

14

关于机构、编制规划、计划等报告、请示及上级的批复

永久

15

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

16

学校高级知识分子办理医疗证人员手册

长期

17

教职工援外、支援边远地区文件材料

长期

18

教职工校内调动、转编材料

永久

19

教职工辞职、自费留学、因私出国、探亲申请报告及批复等有关材料

长期

20

教职工出国人员名单

永久

21

教职工出国进修、讲学、考察、劳务等政审材料

长期

22

教职工参加国际比赛获奖的有关材料

永久

23

教职工转正定级的报告、批复、名单、审批表等材料

永久

24

教职工延聘、退休后返聘的报告、批复等材料

永久

25

使用临时工有关材料

永久

26

教职工退休、离休、致残、死亡、抚恤工作材料

永久

27

教职工停薪留职、离岗退养的合同、协议等材料

永久

28

教职工工伤审批材料(单位报告、医院诊断证明、学校审批意见)

永久

29

教职工养老保险的有关材料

永久

30

享受特殊津贴人员名单及批复

永久

31

学校聘请特聘教授、兼职教授、名誉教授的有关材料

永久

31

师资培养、管理工作计划、规定、总结、通知

永久

32

专业技术人员评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

长期

33

本校各类专家、省级青年骨干教师的有关材料

永久

34

本校有关引进国内外优秀人才的政策、措施

长期

35

本校有关引进人才、人才交流的协议、聘书、人员名册、人

员基本情况、统计表

永久

36

其它需要归档的材料

十、审计处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关审计工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

审计工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

审计工作计划、总结

永久

4

审计工作重要会议文件材料、领导讲话、纪要

永久

5

审计表彰及申报材料

永久

6

上级部门对学校审计工作的检查、评价材料

永久

7

审计工作统计年报及重要报表、总结

永久

8

干部离任审计材料

永久

9

国家审计、社会审计的审计报告、审计结论、审计处理决定、审计通知书

永久

10

有关审计处理的请示、审计事项的报告及上级机关的批复

永久

11

依法做出审计结论和决定的法规目录或摘要、上级机关有关本项目问题处理的政策界限

永久

12

被审计单位对审计结论和决定的复审申请、对审计(含复审)结论和决定的申诉材料、有关人员对审计(复审)结论和决定的申诉材料

永久

13

被审计单位对审计报告的书面意见、结论和决定情况的报告

永久

14

建筑工程、设备采购、图书、教材等招投标审计意见

永久

15

基建、修缮工程决算审计材料

永久

16

大宗物品采购等经济合同审签材料

永久

17

审计案件移送书

长期

18

市场考察报告

长期

19

其它需要归档的材料

 十一、保卫处(部)

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关公安保卫、消防、综合治理工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

公安保卫、消防、综治工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

公安保卫、消防、综合治理工作计划、总结

永久

4

安全保卫、消防、综合治理工作的重要会议材料、领导讲话

永久

5

本校公安保卫、综合治理的调查材料、统计报表、简报

永久

6

校内案件的侦察、调查、处理、备案材料及上级的批复、判决书等

永久

7

学校治安、消防、综治等业务工作检查情况备案

永久

8

学校安全措施和隐患解决方案

长期

9

全校治安、保卫、消防安全负责人名册

长期

10

上级部门对学校安全保卫、消防、综治工作检查、评价材料

长期

11

其它需要归档的材料

 十二、后勤服务处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关后勤工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

后勤服务工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

后勤服务工作计划、总结

永久

4

后勤工作重要会议材料、领导讲话

永久

5

房证、产权证、土地证

永久

6

房屋管理、调配使用、转移等规定

长期

7

防震、防汛、三废治理文件材料

长期

8

爱国卫生、保健工作有关材料

长期

9

车辆、食堂、物业管理有关材料

长期

10

校园绿化工作规划、实施方案、报告等有关材料

长期

11

其它需要归档的材料

十三、图书馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关图书工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

图书工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

图书馆工作计划、总结

永久

4

图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

永久

5

图书馆大事记

长期

6

图书馆与校外交流的有关材料

长期

7

其它需要归档的材料

十四、档案馆

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于档案工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

档案工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

档案馆工作计划、总结

永久

4

档案馆概况、汇编资料等

长期

5

档案工作统计数据及统计报表

永久

6

移交档案目录、全引目录、目录登记册

长期

7

借阅档案登记簿、利用效果登记簿

长期

8

档案鉴定销毁清册

长期

9

其他需要归档的文件材料

十五、网络中心

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关校园网络建设的指示、规定、办法等材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

网络工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

网络信息工作计划、总结、统计报表

永久

4

中心工作重要会议形成的材料

永久

5

校园网建设设计方案、学校信息化建设规划、布局等材料

永久

6

其他需要归档的文件材料

十六、校友工作办公室

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关校友工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

校友工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

校友工作办公室工作计划、总结

永久

4

校友工作重要会议形成的材料

永久

5

校友、校友会赠送现金、纪念品清册及实物

长期

6

校友会工作的重要文件、校友动态信息、校友通讯录

长期

7

长春师范大学校友样书、版本

永久

8

其他需要归档的文件材料

十七、高等教育研究所

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高教研究工作的文件材料(针对本校保管期限永久)

长期

2

高等教育研究年度工作计划、总结

永久

3

本校高等教育调研报告、评估、政策研究等文件材料

永久

4

本校高等教育研究课题申报、评审、结题材料

永久

5

其他需要归档的文件材料

十八、发展规划处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关高校事业发展及规划工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

发展规划工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

发展规划处工作计划、总结

永久

4

发展规划工作重要会议形成的材料

永久

5

本校事业发展规划、计划、改革与政策研究工作材料

永久

6

本校项目建设与论证方面的材料

永久

7

有关学校发展改革形成的会议材料及会议记录

永久

8

其他需要归档的文件材料

十九、学生工作处(武装部)

序号

归档范围

保管期限

教学综合

1

上级有关学生思想政治工作文件(针对本校保管期限为永久)

长期

2

学生工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

学生工作处工作计划、总结、报表

永久

4

本校有关学生工作的决定、通知、条例

永久

5

学生工作重要会议文件材料、领导讲话

永久

6

呈报上级部门的汇报、总结、事迹材料等

永久

7

学生思想政治工作典型调查材料和统计材料

长期

8

学生思想政治工作人员名册

长期

9

学风建设材料

长期

学籍管理

10

录取新生名册、登记表

永久

11

在校学生名册

永久

12

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

13

各类奖学金的申报、评比、奖励、表彰、总结材料

永久

14

学校奖贷学金条例、学生还贷办法

长期

15

对犯错误学生给予开除、勒令退学处分决定及有关材料

永久

16

对犯错误学生的处分材料及撤销处分材料

长期

17

获省、市优秀学生名单

长期

18

表彰优秀学生干部的决定、名单

短期

19

学生参加全国、省、市比赛获奖名单、名次

长期

毕业生

20

毕业决定、毕业生名册、结业生名单、补发证书决定、名册及有关审批材料

永久

21

领取毕业证登记簿

永久

22

毕业班集体照

永久

武装

23

上级有关学生武装工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

24

武装部工作计划、总结

永久

25

武装部规章制度、管理办法、岗位职责

长期

26

学生军训工作计划、总结

长期

27

军训活动日程、教官名单、军训情况、领导讲话材料

长期

28

有关征兵工作的文件材料

长期

29

其他需要归档的文件材料

二十、就业工作指导处

序号

归档范围

保管期限

1

上级有关就业工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

就业工作规章制度、管理办法、   岗位职责

长期

3

就业工作指导处工作计划、总结

永久

4

就业工作重要会议、各种活动中形成的材料

永久

5

毕业生就业协议、派遣名册

长期

6

毕业生供需统计、计划

长期

7

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

8

其它需要归档的材料

二十一、教务处

序号

归档范围

保管期限

教学综合

1

上级下达有关教学工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

有关教学管理工作规章制度、管理办法、条例、简报等

永久

3

教学改革、培养目标、学制等方面的规定、办法

永久

4

教务处工作计划、总结

永久

5

学校重要教学工作会议文件材料、领导讲话

永久

6

学校有关教学检查、质量评估和各级有关教学评奖材料

永久

7

本校学生参加全国三、四、六、八级等英语考试及计算机等级考试成绩及统计表

永久

8

教学工作量的规定及执行情况

长期

9

教研室主任名册

永久

学科与实验室建设

10

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

11

学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

12

重点学科、专业、实验室建设材料

永久

13

学科、专业、实验室建设计划、总结

长期

14

学科、专业、实验室建设统计报表

永久

招生

15

上级有关招生工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

16

招生工作计划(事业规划)、请示、报告、批复

永久

17

招生简章、招生工作总结

长期

18

录取新生登记表、名册

永久

课堂教学与教学实践

19

各专业教学计划、教学大纲

永久

20

学校关于课程建设的规划及有关规定

长期

21

重点课程的审批、验收及总结

长期

22

国家、省、市、校级优秀课程、精品课程的申报、评审材料及批复

永久

23

各学期校历表,课表

长期

24

各学期期末考试安排、考试总结

长期

25

有关教育教学研究的文件材料、调查、调研材料

长期

26

教学实习、教育见习计划、总结等有关材料

长期

27

实习基地建设的有关材料

长期

28

大学生科技创新项目、基地材料

长期

学位

29

上级有关学位工作文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

30

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长期

31

学位委员会会议记录、决定

长期

32

授予学士学位毕业生名册、学位证书编号

永久

33

领取学位证登记簿

永久

教材

34

上级关于教材建设方面的有关规定

长期

35

各院、专业使用教材计划

长期

36

本校自编、主编的教学指导书、优秀教材及有关材料

长期

37

优秀教材申报、评选材料及获奖名单

长期

38

其它需要归档的材料

  二十二、成人教育学院

序号

归档范围

保管期限

1

上级关于成人教育工作文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

成人教育工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

成人教育学院工作计划、总结

永久

4

成人招生工作计划、总结

长期

5

上报招生生源计划、招生简章、停招呈报批准件

长期

6

录取新生名册、登记表

永久

7

学生学籍变动情况的材料

永久

8

成人教育专业设置与调整的请示报告与批复

永久

9

各层次教育教学大纲、教学计划

永久

10

课程安排表、任课教师名单

长期

11

各专业期末考试试题、答案

长期

12

优秀学位论文

长期

13

毕业生成绩单、名册、毕业决定

永久

14

毕业生领取毕业证书登记簿

永久

15

其它需要归档的材料

二十三、研究生部

序号

归档范围

保管期限

综合管理

1

上级有关研究生教学工作文件材料(针对本校保管期限永久)

长期

2

研究生工作有关规章制度、条例、办法

永久

3

研究生部工作计划、总结

长期

4

研究生工作的请示、报告及上级批复

长期

5

研究生教学改革、培养目标、学制等方面的规定、办法

永久

6

研究生教学质量评奖文件材料

永久

7

研究生工作重要会议材料、领导讲话

长期

8

研究生工作统计年报表

永久

9

本校申报博士点、硕士点的文件材料(含批复)

永久

10

毕业典礼、开学典礼

长期

11

研究生手册

长期

学科与实验室建设

12

上级有关本校研究生学科、专业设置及实验室建设的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

13

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

14

研究生重点学科、专业建设的文件材料

永久

15

研究生学科、专业、实验室建设的计划、总结

长期

16

研究生学科、专业、实验室建设的统计报表

永久

17

研究生招生专业目录

永久

18

硕士研究生指导教师名单及简况表

长期

19

学科评议组人员材料

长期

招生

20

上级有关招生工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

21

研究生招生计划

长期

22

研究生录取名单

长期

23

研究生定向委培、自费协议

长期

24

研究生招生宣传、招生工作总结、招生简章

短期

25

研究生入学试题、答案(原件)及指导教师名册

长期

学籍管理

26

研究生入学登记表

永久

27

研究生学籍卡片

永久

28

研究生在校期间考试成绩、毕业论文成绩,包括学时、学分

永久

29

在校研究生名册

永久

30

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

31

学生奖励材料(奖学金、优秀学生等)

长期

32

学生处分材料

长期

课堂教学与教学实践

33

本校关于研究生培养工作的规定、通知

长期

34

研究生公共课教学大纲

长期

35

各专业研究生培养方案、教学大纲

永久

36

研究生课程表

长期

37

各学期期末考试安排、考试总结

长期

38

研究生教学典型教案、重要备课记录

长期

39

研究生教学实习、社会实践计划、总结及有关材料

长期

40

研究生教学改革成果材料

长期

学位

41

上级有关研究生学位工作的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

42

研究生学位评定条例、办法和计划、总结

长期

43

学位评定委员会会议记录、决定

长期

44

学位评定委员会调整和改选名单

永久

45

学位评定委员会授予各层次学位名册

永久

46

研究生学位审批材料

长期

47

研究生学位论文

长期

毕业生

48

上级有关硕、博士研究生毕业分配的文件材料(针对本校的保管期限为永久)

长期

49

研究生毕业分配方案、计划、总结

永久

50

毕业生就业协议、派遣名册

长期

51

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

52

毕业生成绩单

永久

53

毕业决定、毕业生名册、结业生名单、补发证书决定、名册及有关审批材料

永久

54

毕业生领取毕业证、结业证、肄业证签收簿

永久

55

授予毕业生学位证书决定、名册

永久

56

毕业生领取学位证书登记簿

永久

57

毕业生合影照片及说明

永久

58

其它需要归档的材料

二十四、科研处

序号

归档范围

保管期限

科研综合

1

上级有关科研管理工作文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

科研工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

科研处工作计划、总结

永久

4

本校申报省级以上科学基金及有关批复

永久

5

本校重点学科建设文件材料

永久

6

科研工作重要会议文件材料、领导讲话

永久

7

本校组织参加或举办的学术会议材料

永久

8

学术委员会成员名单,会议记录、决定、纪要及通过的文件

永久

9

科研机构设置及规划情况

永久

10

各单位完成项目情况、统计、获奖项目单位及个人名单和奖金分配情况

长期

11

科研获奖项目汇编、科研成果展览会材料

长期

12

科技统计报表

永久

科研项目(包含立项任务书、合同、研究基金的申请及审批材料、拨款通知单、课题研究计划、年度进展报告、阶段研究小结、课题工作总结、经费结算材料、鉴定材料等)

13

自然、基础性研究项目

长期

(1)国家、吉林省、长春市基础性研究重大项目

长期

(2)国家、吉林省、长春市技术研究发展计划(如“ 863 ”、“ 973 ”计划)项目

长期

(3)国家、吉林省、长春市重点科技(攻关)计划项目

长期

(4)国家、吉林省自然科学基金项目

长期

(5)国家、吉林省、长春市重大研究计划项目

长期

(6)教育部重大项目

长期

(7)吉林省科研计划项目

长期

(8)科研处确认的其他项目

长期

14

人文社科研究项目

长期

(1)国家社会科学基金项目

长期

(2)教育部人文社会科学研究项目

长期

(3)吉林省社会科学基金项目

长期

(4)长春市哲学社会科学规划项目

长期

(5)国家体育总局体育哲学社会科学研究项目

长期

(6)吉林省体育局科研项目

长期

(7)吉林省教育厅社会科学研究项目

长期

(8)其它社科类项目

长期

科技成果(包含科研成果报告表、科研成果奖励申请与审批材料、科研成果奖励材料的原件或影印件)

15

获得国家级奖励的成果

长期

16

获得部、委、省、市级奖励的成果

长期

17

通过鉴定、评审的成果

长期

18

获得专利的成果

长期

19

科研处确认的获得其它奖励的成果

长期

20

其他需要归档的材料

长期

二十五、计划财务处

序号

归档范围

保管期限

财务综合

1

上级关于财务会计工作文件(针对本校保管期限为永久)

长期

3

财务管理规章制度、管理办法、岗位职责

长期

4

计划财务处工作计划、总结

永久

5

财务预、决算

永久

6

基金管理工作文件

长期

会计报表

7

决算报表(含基建综合决算)

永久

8

年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

9

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长期

10

预算会计报表

短期

11

季度以下各种计划、统计报表

短期

会计账簿

12

学校总帐

长期

13

日记帐(现金日记帐、银行存款日记帐)

长期

14

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

15

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短期

16

学校专项基金帐簿

短期

17

固定资产明细帐(固定资产报废清理后保管5年)    

短期

会计凭证

18

预算内各种原始凭证、记帐凭证

长期

19

预算外各种原始凭证、记帐帐单

长期

20

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

长期

21

银行存款余额调节表

长期

22

银行对帐单

长期

23

会计拨款凭证及其他会计凭证

长期

24

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长期

工资清册

25

工资发放名册

永久

26

工资转移、证明、通知存根

长期

27

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册等

短期

28

其他需要归档的材料

二十六、基建处 新校区建设办公室

序号

归档范围

保管期限

基建综合

1

上级有关校园规划与基建工作的文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

校园规划与基建工作规章制度、管理办法、岗位职责

长期

3

基建管理处、新校区建设办公室工作计划、总结、统计报表

永久

4

本校基建工作总体规划、调研报告

永久

5

全校性总体规划、设计总平面图

永久

6

基建工程预、决算

长期

7

水、电、气管道、通讯网络分布图及说明

永久

8

本校校区地形图、地籍图、校区规划图、地界图

永久

9

本校校区道路、围墙布局图、规划图及有关文件

永久

10

本校人防工程勘测、总体设计、地下干道布局图、现状图、竣工图的文件材料

永久

11

本校地质勘探、地形测量材料

永久

12

基建投资的请示、报告与批复

永久

13

综合性征地文件材料

永久

基建工程项目

14

可行性研究

(1)项目建议书及上级批复

永久

(2)可行性研究报告

永久

(3)项目评估

永久

(4)环境预测、调查报告

永久

(5)设计任务书及计划任务书

永久

(6)有关立项的会议纪要、领导讲话

永久

15

设计基础

(1)工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

(2)地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录

永久

(3)水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

(4)建设用地钉桩通知单

永久

16

设计文件

(1)初步设计

永久

(2)技术设计

永久

(3)施工图设计

永久

(4)技术秘密材料、专利文件

永久

(5)设计计算书

永久

(6)关键技术实验

永久

(7)总体规划设计  

永久

(8)设计评价、鉴定及审批

永久

17

工程管理文件

(1)征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

(2)承包合同、协议、招标、投标、租赁文件

永久

(3)施工执照

永久

(4)环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气暖供应协议书、验收意见

永久

(5)产权证、土地证

永久

18

施工

(1)土地施工文件

永久

①开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

永久

②施工组织、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺  

永久

③原材料及购件出厂证明、质量鉴定  

永久

④建筑材料实验报告

永久

⑤设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永久

⑥土建施工定位测量地质勘察

永久

⑦土、岩试验报告、基础工程、基础工程施工图

永久

⑧隐蔽工程验收记录

永久

⑨工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

⑩分项、分单位工程抽量检查、评定

永久

11交工验收记录证明

永久

12施工报告、施工验收报告

永久

(2)设备及管线安装施工文件

①开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

永久

②设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

永久

③焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

永久

④隐蔽工程检查验收记录

永久

⑤强度、密闭性试验报告

永久

⑥设备调试记录

永久

⑦施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告

永久

⑧系统调试、实验记录

永久

⑨管线清洗、通水、消毒记录

永久

⑩中间交工验收记录证明,工程质量评定

永久

11竣工报告、竣工验收报告

永久

(3)电气、仪表安装施工文件

①开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

永久

②设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

永久

③调试、整定记录

永久

④性能测试和校核

永久

⑤施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

永久

⑥操作、联动试验

永久

⑦电气装置交接记录

永久

⑧中间交工验收记录、工程质量评定

永久

⑨竣工报告

永久

19

竣工验收

永久

(1)竣工验收报告

永久

(2)全部竣工图纸

永久

(3)质量评审材料

永久

(4)工程现场声像材料

永久

(5)竣工验收会议决议文件

永久

20

基建财务、器材管理

(1)工程概算、预算、决算

永久

(2)主要材料消耗、器材管理材料

长期

(3)交付使用固定资产文件

永久

(4)基建项目结算审计文件材料

永久

21

生产技术装备、试生产

(1)技术准备计划

长期

(2)试生产管理、技术责任制

长期

(3)设备试车方案、验收、运转、维护记录

长期

(4)产品技术参数、性能图纸

永久

(5)安全操作规程、事故分析报告

长期

(6)技术培训材料

长期

(7)工业卫生、劳动保护材料

长期

22

工艺、设备

(1)工艺说明、规程、路线、试验、技术总结

长期

(2)产品检验、包装、工装图、检测记录

长期

(3)设备、材料出厂合格证

长期

(4)设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单

短期

(5)设备图纸、说明书

长期

(6)设备测绘、验收记录

长期

(7)设备安装调试、测定数据、性能鉴定材料

长期

23

涉外文件

(1)询价、报价、投标文件

短期

(2)合同、合同附件、谈判协议、议定书

永久

(3)谈判记录

长期

(4)谈判过程中外商提交材料、出国考察及收集来的材料

短期

(5)国外各设计阶段文件、各设计阶段审查议定书

永久

(6)技术问题来往函电

短期

(7)国外设备材料检验及设计联络

永久

(8)国外设备存储、运输

短期

(9)开箱检验记录、商检及索赔

永久

(10)国外设备、材料的防腐、保护措施

短期

(11)外国技术人员现场提供的文件材料

长期

24

其他材料

(1)有关的国外技术标准

短期

(2)有关的专利说明

短期

25

科研项目

(1)开题报告、任务书、批准书

永久

(2)协议书、委托书、合同

永久

(3)研究方案、计划、调查研究报告

永久

(4)实验记录、图表、照片

永久

(5)实验分析、计算、整理数据

永久

(6)实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书

永久

(7)实验装置操作规程、安全措施、事故分析

长期

(8)阶段报告、科研报告、技术鉴定

永久

(9)成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料

永久

(10)考察报告、重要课题研究会议、专业会议文件

长期

26

监理文件

(1)建立规章、规划、总控制计划等

长期

(2)监理月报中的有关质量问题

长期

(3)监理会议纪要中的有关质量问题

长期

(4)工程开工、复工审批表、暂停令

长期

(5)不合格项目通知

长期

(6)质量事故报告及处理意见

长期

(7)预付款、月付款报审与支付

短期

(8)分包单位、供货单位、试验等单位资质材料

长期

(9)有关进度、质量、造价控制的监理通知

长期

(10)工程延期报告及审批

永久

(11)费用索赔报告及审批

长期

(12)合同争议、违约报告及处理意见

永久

(13)合同变更材料

长期

(14)专题总结、月报总结、工程竣工总结

长期

(15)质量评价意见报告

长期

27

其它需要归档的材料

 二十七、资产管理处

序号

归档范围

保管期限

设备综合

1

上级有关仪器、设备管理方面的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

仪器、设备管理工作规章制度、管理办法

长期

3

资产管理处工作计划、总结

永久

4

本校仪器、设备购置计划、报告、经费分配方案、统计表

长期

5

本校仪器、设备移交清册及设备、仪器报废、调拨报告、请示和批复

长期

仪器设备项目

6

申购报告、计划、论证报告

长期

7

上级或主管领导批复和准购批示

长期

8

定购合同和会谈纪要、记录等

长期

9

进口设备过程中有关的技术商务文件

长期

10

验收报告及验收单

长期

11

索赔来往函件及结果文件

长期

12

大型仪器设备说明书、保修单及全套随机文件材料

与设备共存

13

操作规程、保养维修、故障排除、事故处理记录等材料

与设备共存

14

使用记录、运行记录、使用过程中形成的技术资料

与设备共存

15

其它需要归档的材料

二十八、国际合作与交流处

序号

归档范围

保管期限

外事综合

1

上级关于外事工作的文件材料(针对本校保管期限为永久)

长期

2

外事工作规章制度、管理办法

长期

3

外事工作计划、总结

永久

4

外事工作统计报表

永久

5

外事工作会议材料

长期

出国(境)

6

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

7

因公短期出国(境)人员访问考察、国际会议的审批材料

长期

8

因公长期出国(境)讲学、合作研究人员的有关材料

长期

9

国家公派出国(境)进修留学人员名单、批件等有关材料  

长期

10

各类公派出国人员名册、统计报表

长期

来校

11

上级邀请、聘请外籍人士计划、批复和来往函件

长期

12

外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长期

13

外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

14

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长期

国际合作与会议

15

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永久

16

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

17

国际比赛、竞赛材料

长期

18

授予外籍人士名誉教授等有关材料

长期

19

国际会议有关材料  

长期

外国留学生工作

20

毕业生名册(领取毕业证书、学位证书登记簿)

永久

21

留学生学籍登记表、变动管理材料

永久

22

留学人员来华签证申请表

长期

23

外国留学生来校学习申请表

长期

24

毕业生成绩单

永久

25

留学生奖惩情况材料

长期

26

上级对本校留学生工作检查、评估等材料

长期

27

其它需要归档的材料

二十九、学报编辑部

序号

归档范围

保管期限

出版综合

1

上级有关编辑出版工作的文件(针对本校的保管期限为永久)

长期

2

出版工作各项规章制度、统计报表

长期

3

学报编辑部工作计划、总结

永久

出版项目

4

长春师范大学学报样书、版本

永久

5

其它需要归档的材料

三十、各教学单位

序号

归档范围

保管期限

党务工作  

1

分党委、党总支、直属支部报党委的年度工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

永久

2

党员干部考评、奖励及有关材料

长期

3

组织发展与党建工作材料

长期

行政工作

4

学院工作计划、总结

永久

5

学院行政会议记录

长期

6

学院鼓励教师的政策、措施

长期

7

学院聘任与考核结果统计

长期

8

学院组织参加校内外各类比赛、竞赛的文件材料

长期

教学工作

9

本、专科毕业生、结业生成绩单

永久  

10

本、专科生中途退学、出国在校成绩单

永久

11

毕业生优秀论文

永久

12

专业评估验收材料(自评报告、评估结论等)

长期

13

各科试题及答案

长期

14

教师任课安排、教案

长期

15

本专业教学检查材料及总结

短期

16

教师工作量核算材料

短期

17

课堂教学材料、课程进度表

短期

18

优秀实习报告

 短期

科研工作

20

学院学术委员会成员名单、会议记录

长期

21

科研、学术论文情况统计

长期

22

学院科研项目

永久

23

其它需要归档的材料

三十一、各科研机构

序号

归档范围

保管期限

1

本部门工作计划、总结

永久

2

开展各种学术活动文件材料

长期

3

与国内外单位协作材料

长期

4

其它需要归档的材料

 



 

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