各单位、各部门：
为进一步规范学校档案管理工作，保证学校建设与发展过程中各类档案材料的完整性，切实做好2019年度档案整理归档工作，根据《高等学校档案管理办法》和我校相关档案管理规章制度，现将有关事项通知如下：
一、归档范围
各单位、各部门在2019年度从事教学、科研、管理、基本建设等活动中直接形成并积累下来的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料。（具体参照长春师范大学各类档案归档范围和保管期限等规定）
二、归档要求
（一）明确责任，认真落实。各单位、各部门兼职档案员负责档案材料的收集、整理、归档工作；归档单位负责人负责督促本单位兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行严格审核。
(二）归档的文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系；必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程，保证完整、系统、准确；必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（三）纸质文件、电子文件双套制归档。文件材料凡归属长期或以上保管期限的，需同时提供纸质和电子文件。
（四）运用南大之星档案管理系统软件进行归档，做好文件的著录、归档和统计工作，电子文件（包括文本文件、图片文件和视频音频文件）要求同步上传（涉密文件除外），以便检索、查阅。
（五）归档文件应为原件（合同必须为原件或正本）；照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片（毕业生照片要有院系、届、专业和班级名称及对应的学生名单）；奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的说明。
（六）归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染。
三、归档时间
各类档案于2020年6月30日前完成整理归档工作。
四、档案移交
文件材料经收集、整理并完成档案管理系统录入后可向档案馆移交，档案馆按归档要求验收合格后，正式办理移交手续，移交的文件目录用A4纸纵向打印一式二份，加盖部门公章，分别由归档单位负责领导和档案馆人员签字后各执一份备查。
五、档案馆根据需要，在归档期间可到现场进行指导。
联系电话：86168024，联系人：张立新
长春师范学院档案馆
2020年4月24日
