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关于做好2019年度档案整理归档工作的通知
2020-04-24 08:16   审核人:

各单位、各部门:


    为进一步规范学校档案管理工作,保证学校建设与发展过程中各类档案材料的完整性,切实做好2019年度档案整理归档工作,根据《高等学校档案管理办法》和我校相关档案管理规章制度,现将有关事项通知如下:        
    一、归档范围
    各单位、各部门在2019年度从事教学、科研、管理、基本建设等活动中直接形成并积累下来的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料。(具体参照长春师范大学各类档案归档范围和保管期限等规定)
    二、归档要求
    (一)明确责任,认真落实。各单位、各部门兼职档案员负责档案材料的收集、整理、归档工作;归档单位负责人负责督促本单位兼职档案员认真做好归档工作,并对归档的文件材料进行严格审核。
    (二)归档的文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持彼此之间的有机联系;必须反映学校教育管理、教育实践活动的全过程,保证完整、系统、准确;必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
    (三)纸质文件、电子文件双套制归档。文件材料凡归属长期或以上保管期限的,需同时提供纸质和电子文件。
    (四)运用南大之星档案管理系统软件进行归档,做好文件的著录、归档和统计工作,电子文件(包括文本文件、图片文件和视频音频文件)要求同步上传(涉密文件除外),以便检索、查阅。
    (五)归档文件应为原件(合同必须为原件或正本);照片类要附有文字说明并上交光盘或电子图片(毕业生照片要有院系、届、专业和班级名称及对应的学生名单);奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的说明。  
    (六)归档的文件材料应完整齐全,平整清洁,不应有破损和污染。        
    三、归档时间        
    各类档案于2020年6月30日前完成整理归档工作。        
    四、档案移交        
    文件材料经收集、整理并完成档案管理系统录入后可向档案馆移交,档案馆按归档要求验收合格后,正式办理移交手续,移交的文件目录用A4纸纵向打印一式二份,加盖部门公章,分别由归档单位负责领导和档案馆人员签字后各执一份备查。
    五、档案馆根据需要,在归档期间可到现场进行指导。

 


    联系电话:86168024,联系人:张立新  

 

                                                                  长春师范学院档案馆

  
                                                                    2020年4月24日

 

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