第一章 总 则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案为学校各项工作发展提供服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校各单位、各部门在从事教学、科研、管理、基本建设等活动中直接形成并积累下来的对学校、社会及个人具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案是学校不可再生的宝贵财富，是记录学校工作发展的重要依据，学校所有单位和个人都应遵照规定，依法行使与档案事务相关的权力，履行保护和移交档案的义务。档案管理部门要严守档案秘密，确保档案安全，大力开发档案信息资源，推进档案信息化建设，满足社会和学校需要。
第四条 档案工作是学校重要的基础工作之一，也是反应和衡量学校管理水平的重要标志之一，应纳入学校的整体发展规划，加强对档案工作的领导与管理，学校在人员编制、档案库房、办公经费等方面予以保障。各单位、各部门也要把档案工作列入本部门工作议事日程，加强领导，把做好归档工作纳入教学、科研、管理人员的职责范围内。在布置、检查、总结、验收各项工作时，档案工作要同步进行。
第二章 领导体制、机构及职责
第五条 学校档案工作，业务上受省教育厅领导，同时接受省、市档案局指导、监督与检查。学校成立档案工作委员会，作为学校领导决策的咨询机构，负责审议学校档案工作重大问题。
第六条 学校档案工作由校长领导，并履行以下职责：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度。
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其它工作同步发展。
（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费。
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其它重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责全校的档案工作。
第七条 学校档案馆是保存和利用学校档案的专门机构，为正处级建制，根据工作需要馆内设置相应部门。档案馆负责对全校档案工作实行指导、监督与检查，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作。
（二）组织制定、实施学校关于档案工作的规章制度，指导各单位、各部门文件材料的形成、积累、整理、归档工作，并监督、检查执行情况。
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管、销毁全校各类档案及有关资料，并保证档案的完整、准确、系统、安全和保密。
（四）加强档案信息化建设，开展多种形式的档案信息咨询和利用工作，主动为学校的教学、科研、学科建设和管理等工作服务。
（五）编制检索工具，编辑档案参考资料；开展档案学术研究和交流，不断提高档案学术水平。
（六）组织开展档案相关法律法规宣传教育工作，增强学校师生员工“依法治档”的意识；开发档案信息资源，充分发挥档案的文化教育功能。
（七）负责建立、健全学校档案工作网络，对全校专（兼）职档案工作人员进行业务培训，提升档案工作管理队伍的业务水平。
（八）总结交流档案工作经验，组织开展档案工作检查和评比活动，表彰先进，调动专（兼）职档案工作人员的积极性。
（九）完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。
第八条 学校各单位、各部门要将档案工作纳入其职责范围，认真贯彻执行上级及学校档案工作有关管理规定。由一名领导负责分管本单位、本部门的档案工作，并配备一名专（兼）职档案工作人员，负责档案收集、整理和归档工作。
专（兼）职档案员队伍应当保持相对稳定。
第九条 专（兼）职档案员的主要职责是：
（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本单位、本部门档案工作计划。
（二）负责本单位、本部门档案的形成、积累、保管和整理。
（三）负责本单位、本部门档案的归档，做到文件材料排序合理，编写页号准确，文件目录清楚，标题简明扼要，装订整齐规范，并及时录入档案管理系统和移交档案馆。
（四）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
（五）注意档案的安全和保密工作。
第三章 档案的接收
第十条 凡是本校教职工在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件材料，包括电子文件数据材料，都必须按照规定向档案馆移交归档，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆在征得个人同意时，可通过征集、代管等多种形式进行管理。
第十一条 各种门类和载体的文件材料归档程序、归档范围和保管期限，按《高等学校档案管理办法》、《长春师范大学文件材料整理归档工作规范》、《长春师范大学文件材料归档范围及保管期限》、《长春师范大学实物档案管理规定》、《长春师范大学声像档案管理规定》、《长春师范大学电子文件档案管理规定》等执行。
第十二条 学校实行文件材料形成部门整理归档制度。一般由各单位、各部门专（兼）职档案员组织相关人员将档案收集齐全，按本单位、本部门文件材料的自然形成规律进行整理、填写文件目录、网上著录、交主管领导审查后，向档案馆移交。档案馆工作人员应积极做好档案业务指导工作。
第十三条 文件材料分工归口归档：全校性、综合性的文件材料由党委办公室、校长办公室负责整理归档，其它的按职能部门分工负责相应门类整理归档。
归档材料涉及多个部门的，由主办部门整理归档，其它部门协办。
第十四条 档案密级的划分由整理归档单位提出，经学校保密工作办公室审核后明确标注在文件上。
第十五条 归档文件材料质量要求：
（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档。
（二）准确反映学校在教学、科研和管理活动中的真实内容，并遵循文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，分类归档。
（三）归档文件材料纸质优良、用纸规范（一般采用A4标准纸型）、书写字迹清楚（一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写）、签署完备；声像档案应声像清晰并用文字标出时间、地点、内容与制作者等。电子文件、电子档案数据应真实可靠、安全完整。
（四）文件标题要简明确切，编制文件目录应符合规范要求。
（五）归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案整理归档同步进行。
第十六条 归档时间及手续：
（一）学校各单位、各部门按年度归档的文件材料，于次年六月底前向档案馆移交。
（二）教学档案中学生的学籍成绩表、毕业照片及学位评审等材料于当年九月底前归档。
（三）学校科研、基建、后勤、资产等部门，应在项目完成并通过鉴定验收后两个月内向档案馆移交。
（四）当年的财务档案，在会计年度结束后，由计划财务处保管两年，于次年六月底前向档案馆移交。
（五）档案馆接收档案时，应履行相关手续，交接双方签字盖章。档案移交清单由档案馆和整理归档单位分别保存。
第四章 档案的管理
第十七条 学校档案馆负责收集和保管对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。在国家需要时，应按照要求提供所需的档案原件或复制件。
第十八条 学校档案实行全宗管理。档案馆要按照国家档案管理标准化、规范化的要求，制定统一的档案实体分类法和各类档案工作规范，编制文件目录和其它检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、手段先进。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。
第十九条 档案馆要加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防盗、防潮、防霉等安全措施，确保档案安全。
第二十条 档案馆要组织好档案鉴定、销毁工作。对保管期限已满的档案，由档案馆组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意后，报主管领导批准后予以销毁。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。
第二十一条 档案馆要建立档案检查、统计制度，定期对档案的移交、保管、利用等情况进行检查，并做好向省内档案行政部门和上级主管部门报送档案基本情况统计等项工作。
第二十二条 档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分。档案计算机管理系统应纳入学校管理信息系统和办公自动化、现代化建设，并加强数字化档案管理，积极做好档案信息的安全保密和档案信息的利用共享。
第五章 档案的利用和开放
第二十三条 档案馆要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会开放档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。
第二十四条 学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经档案馆负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经学校主管领导批准。
第二十五条 档案馆提供利用档案应遵循下列规定：
（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制。
（二）本校工作人员因工作需要可直接查、借阅本单位、本部门归档的档案，查阅非本单位、本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经归档单位和档案馆负责人同意后，方可查阅。
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍。
（四）外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理。
（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十六条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供原件，如特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案馆公章复制件或缩微品，与原件具有同等效力。
第二十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案须经档案馆核准并加盖档案馆公章方能生效。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。
第二十八条 查、借阅档案必须严格遵守档案馆查、借阅制度，维护档案的完整和安全。学校档案一般不外借，确因工作急需，经归档单位和档案馆负责人同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关法规予以处理。
第二十九条 档案馆对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，但对于其中涉及国家安全和学校重大利益的，须经学校主管领导批准后方可分期分批开放。
第三十条 学校档案属于下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的。
（二）涉及专利或技术秘密的。
（三）涉及个人隐私的。
（四）档案形成部门规定限制利用的。
（五）学校重要会议记录。
第三十一条 属于集体所有、个人所有以及其它不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学校的、社会的、集体的和其他公民的利益。档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。
第六章 奖励与处罚
第三十二条 建立档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，促进学校档案事业的全面发展。有下列事迹之一的，学校给予表彰与奖励：
（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的。
（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的。
（三）对档案学研究做出重要贡献的。
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的。
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十三条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。
（三）涂改、伪造档案的。
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。
（六）其它违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第三十四条 本办法由档案馆负责解释。
第三十五条 本办法自发布之日起施行。
