长春师范大学学生档案日常管理规定

第一条 学生档案按阶段进行管理，新生入校后，经学院（培养单位）审核整理后的入学前档案形成新生档案；新生取得正式学籍后形成在校生档案；学生毕业离校前，经学院（培养单位）收集、整理后的在读期间所有档案材料形成毕业生档案。

（一）新生档案

1.档案接收。学院（培养单位）负责收集新生档案及招生录取过程中形成的档案材料。

2.审核整理。学院（培养单位）依据招生部门提供的新生名单，按档案目录逐件（份）清点审核整理。发现档案材料不齐的，辅导员须及时通知学生本人向原所在学校或单位催调补齐；确因客观原因无法补齐的，学院（培养单位）须出具经学院（培养单位）负责人签字并加盖学院（培养单位）公章的情况说明，归入新生档案，同时在移交目录上做出标注。

3.移交归档。新生取得学籍两周内，学院（培养单位）向档案馆移交新生档案。

（二）在校生档案

1.校内形成的材料。档案材料形成部门负责制作、整理培养过程中形成的学生档案材料，学院（培养单位）接收整理后移交档案馆。

2.校外产生的材料。校外材料形成单位通过机要或邮政EMS转递至相关部门，经审核备案后由学院（培养单位）移交档案馆。

3.档案馆不接收学生个人送交的散件材料，此类材料在毕业期间由辅导员统一装档移交。

（三）毕业生档案

毕业前，学生工作部门协同档案馆共同组织学院（培养单位）完成毕业生档案的合档、封档、转递等各项工作。

第二条 各单位须指定专人按归档要求收集、移交归档材料，交接时填写一式两份《长春师范大学学生档案材料交接清单》,清点无误后双方签字办理移交手续。

第三条 学生档案转递包括转入和转出。转递工作由学院（培养单位）、招生、就业、学生、档案等部门共同完成。

（一）转入

新生入学取得学籍前，招生部门和学院（培养单位）为学生档案材料收集工作的主责单位。

学院（培养单位）在招生部门配合下完成学生档案接收；档案材料不齐的,由学院（培养单位）通知学生本人限期补齐；经初审备案后移交档案馆。

（二）转出

1.学生取得学籍后，凡出现中途退学、转学、入伍等学籍异动情况需转出档案的，应由学籍部门开具相关证明，学生所在学院（培养单位）将有关手续送至档案馆，档案馆依据调档函完成档案转出。

2.学生毕业离校应及时转出档案，学生所在学院（培养单位）须依据学生毕业去向准确地登记并核实档案转递地址，确保收件单位具有档案保管权限。档案馆负责具体转递工作，就业、学生等部门做好全程协助工作。

第四条 毕业生档案按国家要求通过机要或“邮政EMS标准快递”转递，必要时派专人送取，不得由学生本人自带。

如因毕业就业等原因确需自带的，应持档案接收单位“同意本人自带档案”的证明、本人身份证原件和复印件领取档案（委托他人代领的，须出具委托书、身份证复印件和被委托人身份证原件、复印件办理）。自带档案转递期间发生档案拆封、丢失、损毁、缺失等情况以及由此导致的一切后果，均由学生本人承担全部责任。

第五条 因参军入伍、参加西部计划等特殊原因，需要办理延迟转递的毕业生，由学生本人提出申请，经学生所在学院（培养单位）审核同意后报档案馆审批。延迟转递自毕业当年年末算起最长保留两年。

第六条 根据《中共中央组织部 人力资源社会保障部等五部门关于印发<流动人员人事档案管理服务规定>的通知》和相关规定，学校不是未就业毕业生（流动人员）理论上的档案保管单位，因此无权出具相关的档案证明和提供档案利用。

本规定摘录于《长春师范大学学生档案管理办法(试行)》（长师校字[2023]129号）