长春师范大学
学生档案材料收集归档要求
作为人事档案材料的重要组成部分，学籍档案材料收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督，相关档案工作人员和学生本人必须严格执行本规定及要求。
一、学生档案材料形成部门，必须按照有关规定建立学生档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求移交档案馆，并对所移交材料的真实性、完整性负责。
二、归档材料必须是办理完毕、手续齐全的正式材料，要求齐全完整、内容真实、文字清楚、对象明确、有承办单位或个人署名、有材料形成日期。成套材料须首尾完整，登记并及时收集补充缺少的档案材料。
三、凡规定由组织审查盖章的，必须有组织审核意见，领导签字，加盖单位公章；规定要同本人见面或需要签字的材料,应有本人签字；特殊情况下，本人见面后未签字的，应由组织注明未签字原因。
四、归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应重新制作，补办手续，或出具组织说明并加盖公章。
五、归档材料一般为原件。证书、证件等特殊情况需要用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或学生所在学院（培养单位）的部门公章。
六、归档材料纸质载体使用16开型或国际标准A4型的公文用纸，材料左边留有20－25毫米装订边，文字必须是铅印、胶印、油印、打印(字迹必须清楚)，手工书写时使用黑色或蓝黑墨水。材料内容更改处要有经办人的签名，并加盖单位公章。
七、归档单位须认真填写档案材料移交清单，同一人档案材料涉及多页的，必须密封并在密封处加盖公章，粘贴材料清单；交接双方经办人当面检查验收，经确认无误后履行签字手续；移交清单一式两份，交接双方各执一份。
八、凡应由学生本人自行保存的材料，如荣誉证书、奖状等均由学生本人自行保管。
九、档案馆不接收不符合归档要求的材料，归档单位须按档案管理规定重新整理并办理补交手续。
本规定摘录于《长春师范大学学生档案管理办法(试行)》（长师校字[2023]129号）
