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文件材料的整理归档流程
一、形成与积累 1.学校各院、部、处、馆、所、中心、工会、团委均为整理归档单位，分工归口整理归档。 2.各单位、各部门根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《长春师范 大学文件材料归档范围及保管期限》编制归档文件类目。 3．各单位、各部门的专（兼）职档案员，平时应严格按照文书处理制度及时做好文件材料收集、 登记、检查工作，根据文件类目分别存放保管。 二、整理 （一）归档文件的整理原则 各单位、各部门整理归档应按时间、问题、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联 系，适当照顾保存价值，分类整理归档，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门主要职能活动，便 于查找利用为原则。 （二）归档文件的整理分工 1. 中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电 材料，综合性的，由党办、校办整理归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位整理归档。 2. 以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别整理归档。以部门名义的发文，或部门起草，但 以党委、学校名义的发文均由各部门整理归档。 3．以学校名义签订的重要协议、合同由校办整理归档。 4. 党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成材料，由党办、校办分 别整理归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单 位整理归档。 5． 校内各单位、各部门向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由学校党校 办整理归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位整理归档。 6. 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位整理归档。 7. 重要的人民来信来访材料，由承办单位整理归档。 8. 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案馆保存，任 何人不得带入其他单位。 三、归档文件的整理单位 归档文件以“件”为整理单位：一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不 宜装订的，也可单独作为一件，重要文件须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一 件；正文与附件为一件，如果附件数量较多时，也可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复 制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一 件。 四、归档文件的修整 文件材料装订归档前要对有破损、局部残缺的部分进行修裱；字迹模糊、扩散的应复印并与原件 一并归档；对超大纸张加以折叠，但要尽量减少折叠次数，同时折痕处尽量位于文件、图表字迹之外， 文件页数较多时，宜单张折叠。 五、归档文件的装订 （一）装订顺序按正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文 在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；中文文本在前， 外文本在后；有文件处理单的，放在最前面排列。 （二）除已装订成册不便拆钉的刊物、书籍外，其它一律拆除金属物，采用“三点一线”法装 订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。毕业生的成绩单、研究 生学位答辩材料不装订，直接装入档案袋。 （三）“件”内各页无论单面或双面只要有书写文字均应一面编写一个页号，页号位置在正面 的右上角，背面的左上角，用铅笔书写。 六、归档文件的分类 （一）分年度。一般文件均以签发日期（即落款日期为准）判定所属年度；计划、规划、总结、 预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，按文件签发日期（即落款日期）判定 文件所属年度；跨年度的会议文件，处理案件材料，应归入办结年度；正本与定稿、原件与复制件、 来文与复文为一件时,“件”的日期以装订时排在前面的文件的日期为准；按学年处理的文件归入专 门年度。 （二）分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。具体参照附件一。 （三）分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。 七、归档文件的排列 归档文件的排列遵照“事由原则”:在分类方案的最低一级类目（保管期限）内，将属于同一事 由的文件先按时间顺序排列在一起，再按照不同事由的文件形成时间的先后顺序进行总体排列；会议 文件、统计报表、内部刊物等成套性文件可集中排列。 八、归档文件的编号 （一）全宗号：我校目前有两个全宗，一是长春师范大学，具体标识为CS，二是长春师范学校， 具体标识为CSX。 （二）年度：文件形成和处理年度，填写时采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。 （三）分类号：由一、二、三级类目代号组成，二级和三级类目之间采用间隔符号“·”间隔。 一级类目具体标识为各大类目名称主词汉语拼音的第一个字母缩写；二级类目的标识，采用“双位制” ，如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13 ... ...99，但10、20… …等带“0”的 数字不用；三级类目为各单位、各部门机构代码，具体标识与二级类目相同。具体参照附件一、二、 三。 （四）保管期限：分为永久、长期、短期3种，简称为“永、长、短”，填写时直接采用简称。 （五）件号：即文件的排列顺序号，应在同一年度、同一问题内，按照保管期限为永久的文件材 料在前，其次是长期、短期的顺序从“1”开始逐渐流水编号。 （六）归档文件编号形成后加盖归档章，并用碳素墨水等耐久书写材料填写相关项目。归档章一 般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如此处被领导批示等占用，可改在首页的其他空白位 置；发文有文件签发单或者收文有文件处理单的，可放在最前面作为首页加盖归档章；文件首页确无 盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文 件字迹，也不宜与批示文字交叉。具体填写格式为：
九、归档文件的编目 1. 件号：文件排列顺序号。 2．文号：文件的发文字号。 3. 责任者：文件末尾的署名者，而不是承办者。 4. 题名：文件标题一般照实抄录，不要随意更改和简化，但没有标题或标题不能反映文件内容的， 要自拟或重新拟写，重拟和自拟的标题，要外加[ ]号。 5. 日期：文件的制发日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，中间用实心点隔开。没有日期的要考证 清楚后填写。 6. 页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面均为一页。 7.归档文件目录在档案管理系统中直接著录。 十、归档时间 （一） 党政管理、外事、出版类档案文件材料于次年六月底以前完成归档工作。 （二）教学类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作；学生的学籍成绩表及学位评 审等材料于当年九月底以前完成归档工作。 （三）科研、基建类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作；具体的科研、基建项 目在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档工作。 （四）财会类档案中综合性文件材料于次年六月底以前完成归档工作,会计核算材料由本单位保管 两年后于次年六月底以前完成归档工作。 （五）仪器设备类档案中综合性文件材料于次年六月底以前归档；仪器设备项目文件材料在设备 验收完毕投入使用后两个月内、引进设备在索赔期满后两个月内归档。 十一、归档验收 （一）各单位、各部门专（兼）职档案员在规定时间内完成文件材料收集整理，网上著录，检查 核对后，可申请向档案馆移交，档案馆人员对网上著录情况初步审核通过后，可正式将归档文件移交。 （二）移交档案时需备有档案实体，文件目录一式三份，归档部门专（兼）职档案员、部门分管 领导签字，并加盖公章；交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否齐全、完整，排列、书写等 是否符合要求，凡不符合规定者，接收人可暂不接收并要求改正补交；如无误，接收人签字，填写移 交档案当天日期，并加盖档案馆公章。移交的文件目录档案馆与归档单位分别留存。 十二、归档装盒 填写盒内备考表。文件情况说明一栏，应填写文件材料缺损、修改、补充、移出等情况；整理人 一栏，由归档部门专（兼）职档案员签名；检查人一栏，由档案馆人员对归档文件整理质量检查后签 名，并按照要求装盒，填写盒脊内容。 | ||||||
