为了加强我校实物档案的收集和管理，有效地保护和利用实物档案，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，特制定本规定。
第一条 本规定所称的实物档案，是指学校在教学、科研、管理、对外交流、社会交往等各项活动中产生或获得的珍贵的、有纪念意义、有保存价值的以物质实体为载体的特定物品。
第二条 实物档案属于学校财富，由档案馆实行集中统一管理，任何部门、个人不得把实物档案据为己有。
第三条 实物档案采取分级管理原则。凡是在学校整体活动中产生的实物档案存放在档案馆，在学校局部活动中产生的实物档案存放在相关部门。
第四条 档案馆负责确定实物档案的管理级别，并对各单位、各部门实物档案的归档工作进行监督指导。
第五条 实物档案的归档范围及保管期限详见附件。
第六条 各单位、各部门专（兼）职档案员负责实物档案的整理归档工作，每项实物后要附简短文字说明，并完成网上著录。具体程序参照《长春师范大学文件材料整理归档工作规范》中相关步骤完成。
第七条 各单位、各部门应在实物档案获得或形成后次年六月底前向档案馆移交。
第八条 实物档案移交时须办理移交手续，移交部门填写实物档案移交清单一式三份，交接后双方签字盖章，移交单位和档案馆分别保存备查。
第九条 档案馆应对实物档案进行规范整理，分类保管。
第十条 保存实物档案的库房要有必要的防护措施，做到防尘、防火、防盗、防潮、防光、防污染等，管理人员应严格执行库房安全制度。
第十一条 利用实物档案需经档案馆馆长批准，方可办理借出手续，利用时间原则上不得超过1个月。对于在利用中造成实物档案损坏、遗失者，学校将给予通报批评，并按实物价值予以一定的经济处罚。
第十二条 本规定自发布之日起施行。
附件
长春师范大学实物类档案归档范围和保管期限表
SW
| 序号 |
归档范围 |
保管期限 |
| 1 |
中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画 |
永久 |
| 2 |
学校及各单位、各部门不同时期的印章 |
永久 |
| 3 |
学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动(包括文艺、体育各种比赛)中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省、部级及以上） |
永久 |
| 4 |
在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等 |
永久 |
| 5 |
中外校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等） |
永久 |
| 6 |
学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品 |
永久 |
| 7 |
反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书和校徽、纪念章等（样品） |
永久 |
| 8 |
其它需要归档的实物 |
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