为加强我校声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在教学、科研、管理等工作中的作用，更加有效的开发利用声像档案为学校各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，结合我校实际，制定本规定。
第一条 声像档案是指反映学校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以声音、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料的历史记录。
第二条 声像档案实行档案馆集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。任何单位和个人不得私自保管或拒绝归档。
第三条 声像档案属于特殊载体档案，其记录形式以及制作方法，保管条件、利用方式均和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理、特殊管理和特殊利用。
第四条 形成声像档案的各单位、各部门，要把声像档案的形成、积累、归档工作与各项管理工作紧密结合，并纳入有关部门的管理制度和岗位职责中，实行声像材料制作工作和建档工作同步管理。
第五条 校内形成声像档案的各单位、各部门，均为整理归档单位,分工归口归档。两个以上单位共同制作的，由主办单位整理归档。
第六条 外单位制作的反映学校活动的声像材料，由学校主办该项活动的部门负责收集或委托征集、整理归档。
第七条 凡属个人行为摄录的反映学校各项活动的，有历史参考价值的声像材料，可自愿捐赠给学校归档。具有特殊保存价值的，学校应予以奖励。
第八条 声像档案归档的主要内容是学校在各项专题活动中形成的照片、音像等各种载体的文件材料。具体归档范围及保管期限详见附件一。
第九条 归档的声像档案，要载体质量优良；效果清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌；局部划伤、断裂者，应及时修补、粘连；生霉、发潮要及时采取相应技术手段进行处理；文字说明要字迹工整，表述准确、简练。
第十条 整理归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，注意其成套性的特点，保持不同声像载体之间的有机联系，便于查考利用并结合内容、载体类型、尺寸等分门别类归档。
第十一条 声像档案整理归档，要附以文字说明。照片文字说明包括内容、事件、地点、人物、制作者等，由归档单位直接填写在档案馆提供的照片档案相册里。其它载体形式文字说明包括题名、录制时间、播放时间、内容简介、制作单位和人员等，采用A4幅面厚中性偏碱性纸张打印，具体样式详见附件二。
第十二条 声像档案的归档编目著录工作应在“长春师范大学档案管理系统”上进行，同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始记录，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。
第十三条 声像制作材料和声像制品的分类号要与文字材料的分类号互相照应，互记参见。
第十四条 照片上传方式和普通电子文件上传方式一致，单张数码照片文件分辨率应在1280×960像素以上（采用三百万像素以上），上传前统一转换为JPEG格式。重要活动、会议的录音、录像经过简单编辑，并转换统一的格式刻录在光盘上。音频文件一般采用MP3格式，视频文件采用MPEG2格式。数据量小于700M时可以采用CD光盘，数据量大时应采用DVD光盘，刻录光盘时应选择“一次性写入”方式，光盘背面应采用油性笔标明光盘内容。
第十五条 声像档案的密级划分，按纸质文件密级划分的有关规定执行。
第十六条 声像档案归档时间为次年六月底以前，重大活动或重大事件形成的声像档案，工作结束后一个月内归档，学生毕业照片应在当年九月底前归档，个人拍摄的声像材料可随时归档。具体移交手续，参见《长春师范大学文件材料整理归档工作规范》4.4完成。
第十七条 要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制、除尘；声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制。
第十八条 在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防潮、防霉、防磁、防光、防火、防鼠、防蛀等。
第十九条 声像档案的统计工作按《长春师范大学档案统计制度》执行。
第二十条 声像档案的借阅工作按《长春师范大学档案查、借阅制度》执行。
第二十一条 对已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。声像档案的价值鉴定和销毁，按《长春师范大学档案鉴定、销毁制度》执行。
第二十二条 本规定自发布之日起施行。
附件一
长春师范大学声像类档案归档范围和保管期限表
SX11 综 合
| 序号 |
归档范围 |
保管期限 |
| 1 |
上级关于声像档案工作的文件 |
长期 |
| 2 |
声像档案工作的管理制度、工作计划、总结 |
长期 |
| 3 |
制作项目的申请、报告、批复 |
永久 |
| 4 |
制作任务书、制作计划 |
永久 |
| 5 |
创作设计、剧本和分镜头剧本以及文字说明 |
永久 |
| 6 |
完成项目的总结、评审鉴定 |
永久 |
| 7 |
出版、发行及相互交流的协议书、合同书 |
永久 |
| 8 |
其它需要归档的相关文件材料 |
|
SX12 声像载体
| 序号 |
归档范围 |
保管期限 |
| 党委工作类 |
| 1 |
学校历届党代会 |
永久 |
| 2 |
上级及校党委部署的各种政治学习专题讲座等 |
永久 |
| 3 |
党委组织、纪检、监察、宣传等部门工作活动 |
永久 |
| 4 |
各时期各种政治活动、方针、政策在学校贯彻执行情况 |
永久 |
| 5 |
各民主党派、台盟、侨联、少数民族在校活动及学校统战部门的工作情况 |
永久 |
| 行政工作类 |
| 6 |
来校视察、访问的国家、省、市领导人以及校内外著名学者、历届校长、党委书记在校工作活动 |
永久 |
| 7 |
毕业典礼、开学典礼、运动会、重要工作会议等全校性工作活动 |
永久 |
| 8 |
教职工代表队参加全国、省、市各种重要的赛事及获奖情况 |
永久 |
| 教学、科研类 |
| 9 |
学校教学经验总结交流；重点学科、基地科研、教学及评估工作；国际、国内学术交流；同外单位联合办学，各种成人教育；学生科学实践活动等 |
永久 |
| 10 |
各学科科研成果鉴定、开发利用、获奖情况；与外单位共同合作的情况；各科研、教学单位组织召开的重要国际、国内学术研讨会等 |
永久 |
| 外事活动类 |
| 11 |
外国专家学者来校讲学、进行学术交流；外宾来校参观访问；学校常驻外国专家及留学生在校活动；学校同国外院校进行的校际交流活动等 |
永久 |
| 12 |
学校领导、教师出国访问、讲学、考察活动 |
永久 |
| 后勤保障、基建类 |
| 13 |
学校后勤工作活动 |
永久 |
| 14 |
学校领导、教职工及学生参加公益劳动 |
永久 |
| 15 |
学校重大基建项目招标、奠基开工、竣工典礼 |
永久 |
| 16 |
学校校区内拆除前的旧建筑物与已竣工的新建筑物 |
永久 |
| 学校各部门工作类 |
| 17 |
各部门重要工作活动 |
永久 |
| 团委、学生会活动类 |
| 18 |
学校历届共青团代表大会、学代会 |
永久 |
| 19 |
对“三好学生”、“优秀学生”、“先进集体”的表彰奖励等活动 |
永久 |
| 20 |
学生代表队参加全国、省、市各种重要的赛事及获奖情况 |
永久 |
| 21 |
学生文艺活动及获奖情况 |
永久 |
| 22 |
学生参加社会实践活动 |
永久 |
| 工会、妇委会活动类 |
| 23 |
学校历届工会委员会代表大会、教代会、妇代会 |
永久 |
| 24 |
在全校教职工中组织的各种重要活动 |
永久 |
| 25 |
教职工文艺活动及获奖情况 |
永久 |
| 人物类 |
| 26 |
著名人物在工作活动中产生的 |
永久 |
| 27 |
其它需要归档的照片档案材料 |
永久 |
附件二
长春师范大学声像类档案
|
（声像档案粘贴处）
题 名： |
文件编号： 参见号：
|
| 录制时间： 播放时间： |
| 制作时间： 制作人： |
| 光盘数： |
| 文字说明： |
|
|
|
