长春师范大学人物档案管理规定

为征集、保管和利用好人物档案，充分发挥人物档案在学校管理工作中的作用,继承和弘扬学校优良传统，传承不同时代优秀人物的治学精神，促进校园文化建设，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》，结合我校实际，特制定本规定。

第一条 本规定所称人物档案是指我校老一辈革命家、教育家，以及学术水平较高、成果显著、蜚声中外的教授、专家、学者（含校友人物）等著名人物，在职务活动及其它社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。

第二条 人物档案是学校档案全宗的一部分,由档案馆实行集中统一管理，以确保人物档案完整、准确、系统、安全和有效利用。

第三条 人物档案征集工作由档案馆负责，各单位、各部门专（兼）职档案人员或有关人员应协助做好征集、收集、归档工作。

第四条 根据人物档案形成和归档的特性，在管理上以人物为核心实施管理。

第五条 人物档案材料的收集，主要由人物本人及家属、同事、亲朋好友、所在单位或组织等提供的档案材料为主要来源。可采取向人物所在单位、本人或其亲朋好友直接征集归档材料，并通过征集、代管（寄存）、捐赠等多种形式进行。

第六条 人物档案建档对象或家属自愿献给学校的归档材料，可采取“捐赠”方式归档；由学校及档案馆向捐赠者颁发捐赠证书。捐赠的档案具有特殊保管价值的，学校应予以奖励。

第七条 凡在我校学习和工作过的著名人物包括老一辈革命家，历任校级党政领导，以及在某学科领域有较深造诣、有突出成就的专家学者，在国内外具有重要影响、成绩卓著的校友等均属人物档案征集对象。

第八条 人物档案归档内容主要有人物的生平、荣誉、论著等，具体归档范围见附件。

第九条 人物档案一律为永久保存。

第十条 人物档案的整理归档应依据每个人物材料形成的载体形式、内容、数量等的实际情况，保持材料之间的有机联系进行归档。

第十一条 为了保证人物档案的完整性，与人物档案相关的照片、音像、实物等档案材料可互见其他类别的相关内容。

第十二条 人物档案的档号由三部分组成，即：全宗号 + 建档人物姓名 + 文件流水号，各层次之间采用“—”连接。

第十三条 人物档案在“长春师范大学档案管理系统”中进行著录编目。

第十四条 征集归档的人物档案材料可随时向档案馆移交，填写移交目录一式三份，并办理移交手续，由移交人和档案馆分别保存。

第十五条 人物档案的排架采用按建档人物形成的独立小全宗依次横向排架。具体按每个人物全宗的档案载体形式、内容、归档时间的顺序排列上架。其中特殊载体材料实行单独排架保管,并在文件目录中标明存址。

第十六条 根据档案形成载体的不同，应采取科学有效措施，加以保护和管理，严格执行安全和保密制度。

第十七条 档案馆应维护著名人物本人或已故名人家属的合法权益。人物档案形成者或捐赠者有权了解人物档案的整理、保管、利用情况，对该档案享有优先利用权。

第十八条 档案馆可以利用人物档案的复制件、重复件、档案目录等材料，举办展览、网上宣传和编辑出版有关档案资料等项工作。

第十九条 人物档案的查、借阅按《长春师范大学档案借阅制度》执行。

第二十条 档案馆对人物档案的收进和移出、保管和利用等情况按《长春师范大学档案统计制度》进行统计。

   第二十一条 本规定自发布之日起执行。

附件

   长春师范大学人物类档案归档范围和保管期限表